DSGVO-konforme E-Mail-Archivierung: Was Unternehmen beachten müssen

E-Mail-Archivierung ist für viele Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben, wird aber häufig vernachlässigt oder falsch umgesetzt. Dabei drohen bei Verstößen empfindliche Strafen.

Warum E-Mails archiviert werden müssen

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) verpflichten Unternehmen, geschäftsrelevante E-Mails revisionssicher aufzubewahren. Steuerlich relevante E-Mails müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Handels- und geschäftsbriefe gemäß HGB 6 Jahre. Die E-Mails müssen unveränderbar, jederzeit abrufbar und vollständig gespeichert sein.

Was "revisionssichere Archivierung" bedeutet

Revisionssicher bedeutet: Die archivierten E-Mails dürfen nicht veränderbar sein. Jeder Zugriff muss protokolliert werden. Die Archivierung muss vollständig sein (keine selektive Auswahl). Das System muss auch nach Jahren noch lesbar sein. Das einfache Ablegen von E-Mails in Outlook-Ordnern erfüllt diese Anforderungen nicht.

Lösungen für die E-Mail-Archivierung

Microsoft 365 bietet mit Exchange Online Archiving und Compliance-Funktionen eine integrierte Archivierungslösung, die GoBD-Anforderungen erfüllen kann. MailStore ist eine spezialisierte Archivierungslösung für kleine und mittlere Unternehmen. Hornetsecurity und Retarus bieten Cloud-basierte Archivierungsdienste mit deutschen Rechenzentren.

DSGVO-Konflikt: Aufbewahrung vs. Löschpflicht

Ein Konflikt entsteht, wenn eine Person die Löschung ihrer Daten gemäß DSGVO fordert, diese aber in E-Mails enthalten sind, die aus steuerlichen Gründen aufbewahrt werden müssen. Hier gilt: Steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten haben Vorrang. Informieren Sie Betroffene entsprechend und dokumentieren Sie den Interessensabwägungsprozess.

Fazit

E-Mail-Archivierung ist keine optionale Maßnahme, sondern eine rechtliche Pflicht für Unternehmen. Investieren Sie in eine ordentliche Lösung und vermeiden Sie teure Konsequenzen bei Steuerprüfungen oder Rechtsstreitigkeiten.