E-Rechnung: Pflichten, Fristen und Umsetzung für KMU

Mit dem Wachstumschancengesetz ist die elektronische Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen in Deutschland Pflicht geworden. Die Umstellung erfolgt in Stufen. Wer sie früh angeht, profitiert zusätzlich: Elektronische Rechnungen lassen sich automatisch verarbeiten, prüfen und buchen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind vor allem XRechnung und ZUGFeRD verbreitet. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, sondern gilt als sonstige Rechnung. ZUGFeRD verbindet beides: ein lesbares PDF mit eingebetteten strukturierten Daten.

Die Fristen im Überblick

• Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
• Bis 31. Dezember 2026: Versand von Papier- und sonstigen Rechnungen noch erlaubt (PDF mit Zustimmung des Empfängers).
• Bis 31. Dezember 2027: Übergang verlängert für Unternehmen mit bis zu 800.000 Euro Vorjahresumsatz.
• Ab 1. Januar 2028: Versand von E-Rechnungen im inländischen B2B-Geschäft für alle verpflichtend.

Ausnahmen

Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Kleinunternehmer im Sinne der Umsatzsteuer müssen E-Rechnungen empfangen können, sind beim Versand aber ausgenommen. Im Zweifel klärt Ihre Steuerberatung, was für Sie gilt.

So stellen Sie um

• Empfang: eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungen einrichten und ein Programm, das XRechnung und ZUGFeRD lesbar darstellt.
• Verarbeitung: Rechnungsdaten automatisch in Buchhaltung oder Dokumentenmanagement übernehmen.
• Versand: prüfen, ob Ihre Rechnungssoftware E-Rechnungen erzeugen kann, sonst rechtzeitig wechseln oder nachrüsten.
• Archivierung: E-Rechnungen im Originalformat revisionssicher aufbewahren.
• Abstimmung: wichtige Kunden und Lieferanten frühzeitig nach ihren Formaten fragen.

Ein typisches Szenario

Ein häufiges Beispiel: Ein kleiner Handwerksbetrieb erhält von einem Großkunden plötzlich eine XRechnung. Das Mailprogramm zeigt nur eine unlesbare XML-Datei. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen aber empfangen und verarbeiten können. Mit einem passenden Programm oder einer Funktion der Buchhaltungssoftware wird die Datei lesbar dargestellt, geprüft und an die Buchhaltung übergeben. Die Rechnung wird im Originalformat archiviert, so wie es die Vorschriften verlangen.

Der Fahrplan für Ihr Unternehmen

• Empfang sicherstellen: XRechnung und ZUGFeRD lesen und prüfen können.
• Ein zentrales Postfach für Eingangsrechnungen einrichten.
• Buchhaltungssoftware und Steuerberatung einbinden.
• Archivierung im Originalformat organisieren.
• Versand vorbereiten: Ab 2027 gilt die Ausstellungspflicht für Unternehmen oberhalb der gesetzlichen Umsatzgrenze, ab 2028 für alle.
• Kunden und Lieferanten frühzeitig informieren.

Häufige Missverständnisse

• Missverständnis "Ein PDF per E-Mail ist eine E-Rechnung": Gemeint ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format.
• Missverständnis "ZUGFeRD ist nur ein PDF": ZUGFeRD enthält zusätzlich die strukturierten Daten und erfüllt in aktuellen Versionen die Anforderungen, mit Ausnahme einzelner einfacher Profile.
• Missverständnis "Das betrifft uns erst 2028": Der Empfang ist bereits seit 2025 Pflicht.

Aufwand realistisch einschätzen

Viele Buchhaltungsprogramme beherrschen E-Rechnungen bereits oder bieten Erweiterungen an. Der Aufwand liegt dann vor allem in der Einrichtung des Eingangsweges und der Abstimmung mit der Steuerberatung. Bei eigenen Rechnungsvorlagen oder Branchensoftware sollte geprüft werden, ob der Hersteller E-Rechnungen unterstützt. Wer früh umstellt, profitiert schneller von automatischer Verarbeitung und weniger Tipparbeit.

Die Chance hinter der Pflicht

Die E-Rechnung ist mehr als eine neue Vorschrift. Weil die Daten strukturiert vorliegen, können Eingangsrechnungen automatisch geprüft, der richtigen Bestellung zugeordnet und zur Freigabe weitergeleitet werden. Das Abtippen von Rechnungsnummern, Beträgen und Bankverbindungen entfällt, und damit auch die typischen Tippfehler. Wer den Rechnungseingang gleich mit einem digitalen Freigabeablauf verbindet, spart dauerhaft Zeit und hat jederzeit den Überblick über offene Rechnungen.

Kurz zusammengefasst

• Empfangen müssen alle Unternehmen schon heute.
• Die Ausstellungspflicht kommt gestaffelt.
• XRechnung und ZUGFeRD sind die gängigen Formate.
• Archivierung im Originalformat nicht vergessen.

Fazit

Die E-Rechnung ist mehr als eine Pflicht: Sie ist der Anfang eines durchgehend digitalen Rechnungswesens. Wer Empfang, Verarbeitung und Versand jetzt sauber aufsetzt, spart künftig Zeit bei jeder einzelnen Rechnung. Dieser Überblick ersetzt keine steuerliche Beratung.