SharePoint als Intranet für KMU: Lohnt sich das?

SharePoint ist in Microsoft 365 bereits enthalten, wird aber von vielen KMU kaum genutzt. Dabei kann ein gut eingerichtetes SharePoint-Intranet die interne Kommunikation, Dokumentenverwaltung und Zusammenarbeit erheblich verbessern.

Was ist SharePoint?

SharePoint ist eine webbasierte Plattform für Dokumentenmanagement, Zusammenarbeit und Wissensmanagement. In Microsoft 365 dient SharePoint als gemeinsamer Datenspeicher für Teams: Wenn Sie einen Kanal in Microsoft Teams erstellen, wird automatisch eine SharePoint-Bibliothek im Hintergrund angelegt.

SharePoint als Intranet

Mit SharePoint Modern Experience können Unternehmen ansprechende Intranet-Seiten ohne Programmieraufwand erstellen. Unternehmensstart-Seite mit Neuigkeiten, Abteilungsseiten, Wissensdatenbanken, FAQ-Seiten und Dokumentenarchive sind schnell eingerichtet. Ein KMU-Intranet kann in zwei bis drei Wochen produktiv sein.

Dokumentenmanagement ohne Chaos

SharePoint löst das klassische Problem des Datei-Chaos auf Netzlaufwerken: versionierten Dokumente, kontrollierte Zugriffsrechte, Volltextsuche über alle Dokumente und automatische Benachrichtigungen bei Änderungen. Dokumente, die in SharePoint liegen, sind aus Teams, Outlook und dem Browser erreichbar.

Was Sie beachten müssen

SharePoint ist mächtig, aber auch komplex. Ein schlechtes Informationsarchitektur führt zu Chaos statt Ordnung. Investieren Sie Zeit in die Planung der Struktur, bevor Sie loslegen. Klären Sie, welche Dokumente wohin gehören und wer Zugriff auf was hat. Ein externer Berater kann diese Planung erheblich beschleunigen.

Vom Netzlaufwerk zu SharePoint: so gelingt der Umzug

• Vorher aufräumen: Alte und doppelte Dateien gar nicht erst mitnehmen.
• Struktur nach Abteilungen und Projekten statt tiefer Ordnerbäume.
• Berechtigungen über Gruppen vergeben, nicht für einzelne Personen.
• Lange Pfade und Sonderzeichen in Dateinamen vorab bereinigen.
• Das alte Laufwerk nach dem Umzug schreibgeschützt lassen, dann abschalten.

Ein Intranet, das genutzt wird

Ein Intranet lebt von Aktualität. Planen Sie wenige, klar zuständige Personen für Neuigkeiten und eine Startseite mit den Dingen, die wirklich täglich gebraucht werden: Telefonliste, Formulare, Ansprechpartner, wichtige Termine. Je weniger Klicks bis zur gesuchten Information, desto besser wird das Intranet angenommen.

Ein typisches Szenario

Ein häufiges Beispiel: Ein Handwerksbetrieb mit zwanzig Mitarbeitenden verteilt Informationen per Rundmail, Aushang und WhatsApp-Gruppe. Formulare liegen in drei Versionen auf dem Server, und neue Kolleginnen fragen ständig, wo was zu finden ist. Mit einem schlanken SharePoint-Intranet gibt es eine Startseite mit Neuigkeiten, eine Seite mit aktuellen Formularen, ein Telefonbuch und eine Einarbeitungsseite für neue Mitarbeitende. Wer etwas sucht, findet es an einem Ort, auch auf dem Smartphone.

So bauen Sie Ihr Intranet auf

• Ziele klären: Was sollen Mitarbeitende dort finden?
• Mit wenigen Seiten starten: Neuigkeiten, Dokumente, Ansprechpartner.
• Zuständige für Inhalte benennen.
• Berechtigungen über Gruppen steuern, nicht über Einzelpersonen.
• Intranet in Teams als Registerkarte einbinden.
• Nach einigen Wochen Rückmeldungen einholen und nachbessern.

Aufwand realistisch einschätzen

Ist Microsoft 365 bereits im Einsatz, entstehen für SharePoint keine zusätzlichen Lizenzen. Eine einfache Startseite mit den wichtigsten Bereichen ist für kleine Unternehmen in wenigen Tagen eingerichtet. Den größten Aufwand macht meist die Übernahme vorhandener Dokumente, weil dabei gleich aufgeräumt werden sollte. Diese Gelegenheit lohnt sich: Doppelte und veraltete Dateien verschwinden, und die neue Struktur bleibt übersichtlich.

Was ein gutes Intranet ausmacht

• Eine Startseite mit den drei bis fünf wichtigsten Einstiegen.
• Aktuelle Neuigkeiten mit Datum und Ansprechpartner.
• Eine verlässliche Suche, die Dokumente und Seiten findet.
• Gute Darstellung auf dem Smartphone.
• Klare Zuständige für jeden Bereich.

Ein Intranet lebt davon, dass es aktuell bleibt. Veraltete Neuigkeiten auf der Startseite signalisieren, dass sich niemand kümmert, und schon kehren die Mitarbeitenden zur Rundmail zurück. Hilfreich ist ein fester Rhythmus, etwa eine kurze Meldung pro Woche, und eine jährliche Durchsicht aller Seiten. Feedback lässt sich ganz einfach über ein Formular auf der Startseite einsammeln.

Kurz zusammengefasst

• SharePoint ist in vielen Microsoft-365-Tarifen enthalten.
• Klein anfangen und schrittweise erweitern.
• Inhalte brauchen feste Zuständige.
• Beim Umzug alter Dateien gleich aufräumen.

Fazit

Für Unternehmen mit Microsoft 365 ist SharePoint die natürliche Wahl für Intranet und Dokumentenmanagement. Richtig eingerichtet, spart es Zeit, reduziert Versionschaos und verbessert die interne Kommunikation.